Miten voit saada enemmän aikaa vuorokauteesi?

Jos olet ollut “kasista neljään” -työputkessa, tiedät jo vastauksen: organisaatio skaalaa aikaansa henkilötyötunneilla. Jokainen ihminen panostaa 8 tuntia, ja yritys saa yhdessä enemmän valmista kuin yksittäinen tekijä. Miten sama logiikka tuodaan arkeen, kun olet yksin liikenteessä? Delegoimalla ja ostamalla aikaa takaisin.

Tämän osion malli on tulevaisuutta varten — kun kurssin myötä tulosi vakiintuvat, tavoitteesi on alkaa vaihtaa toistuvia, matalan lisäarvon tehtäviä rahaan ja käyttää oma aikasi asioihin, jotka tuottavat eniten arvoa. Ymmärrä tämä heti alussa, koska tähän suuntaan haluamme sinut kulkemaan.

Meillä kaikilla on pakollisia arjen tehtäviä. Jos voit vaihtaa ne rahalla sellaiseen ratkaisuun, joka säästää sinulta tunnin tai kaksi, olet jo voittanut. Siksi moni ei korjaa autoa itse vaan vie sen korjaamolle: aika vapautuu tärkeämpään. Sama koskee työtehtäviä.

Jos sinulle maksetaan yhdestä työstä 50€, voit maksaa jollekin luotettavalle 30€ ja saada työn tehdyksi puolestasi (tätä käymme skaalausosioissa tarkemmin lävitse) — aivan kuten yrittäjä ostaa sinun työpanostasi palkalla ja myy sen arvokkaampana kokonaisuutena asiakkaalle. Tämä on delegoinnin peruslogiikka: siirrät tekemistäsi alaspäin kustannusportaassa ja pidät omat tunnit siellä, missä arvo syntyy.

Delegoinnin pelikirja – näin ostat aikaa arjessa

1) Laske tavoitetuntihintasi. Päätä realistinen tavoite (esim. 40–60 €/h). Jos jokin tehtävä voidaan teettää luotettavasti alle ~50 %:lla tästä (esim. 15–25 €/h), se on vahva delegointikandidaatti. Näin et “säästä” väärässä kohdassa.

2) Määritä “valmis”-kriteeri. Kirjoita yhdelle riville, miltä lopputulos näyttää: mitä on mukana, mitä ei, millainen muoto, mihin mennessä. Epäselvä toimeksianto = varma pettymys.

3) Aloita pienellä testillä. Teetä ensin pieni, rajattu osuus. Tarkista laatu, anna palaute, säädä ohjetta ja vasta sitten laajenna. Näin rakennat toimivan mallin ilman suurta riskiä.

4) Dokumentoi minimi-SOP. Tee kevyt tarkistuslista: vaiheet, mallit, tiedostonimet, esimerkit. Ensimmäinen lista voi olla raa’asti kirjoitettu — tärkeintä on, että se on toistettava.

5) Pidä laatu- ja turvakiskoja. Rajaa käyttöoikeudet (vain tarvittavat tiedostot), sovitaan tarkistuskohta ennen toimitusta ja maksu vasta hyväksynnän jälkeen. Luottamus kasvaa, kun prosessi kantaa.

Mitä kaikkea voidaan delegoida?

Teoriassa lähes kaiken, mikä ei vaadi juuri sinun ajatteluasi tai päätösvaltaasi. Arjessa tämä tarkoittaa esimerkiksi: kodin siivousta ja pyykkiä, ateria- ja ruokakassien keräystä (sekä kotiinkuljetusta), palautuksia ja asiointia, matkavarauksia, ajanvarauksia ja soittoja, yksinkertaista taulukointia, kuva- ja tekstien pientä editointia, pakkausta ja postitusta, varastoinnin ja tarvikkeiden täydennystä muista myös tekoälyn hyödyntäminen.

Voit aloittaa yhdestä selkeästä kokonaisuudesta (esim. siivous 2h / vko + ruokatilauksen keräys), katsoa toteuman kuukauden ja päättää sen jälkeen, kasvatatko vai hienosäädätkö tähän vaikuttaa se paljonko ajansäästö tuotti sinulle.

Tässä kohtaa nousee esiin rikkaan ja köyhän ajatusmalli. Köyhä ajattelee “teen kaiken itse, niin tulee kerralla kunnolla”. Rikas ostaa aikaa, koska tietää yhden tunnin satunnaista shoppailua maksavan hänelle helposti satoja euroja menetettynä tuotantona.

Nyrkkisääntö: jos voisit käyttää saman tunnin laskutettavaan työhön (esim. 200€), älä hukkaa sitä 20–30€ -tehtäviin. Maksa mieluummin siitä, että joku muu hoitaa ne, ja käytä oma aikasi sinne, missä arvo syntyy.

Missä kohtaa lopettaa päivätyö ja siirtyä bisneksen pariin täysipäiväisesti?

Tähän ei ole yhtä oikeaa päivämäärää, mutta on hyviä rajoja. Yksi käytännön mittari on tämä: heti kun nettotulosi (kulut vähennettynä) ylittävät nykyisen päivätyön tulot vähintään 30 peräkkäisen päivän ajan, voit aloittaa siirtymän suunnittelun. Kasvata ensin prosesseja, jotka tuottavat ilman sinua, ja siirrä vasta sitten aikaa pois palkkatyöstä. Näin et hyppää tyhjään.

Mitä jos et ole töissä? Silloin sinulla on etu: aikaa on enemmän. Voit aloittaa toiminnan helposti käteisellä ja kun tulosi ylittävät sen mitä saat tukien kautta voit siirtyä yrittäjäksi, jolloin voit hakea starttirahaa ja muita tukia yritystoiminnan kehittämiseksi.

Keskustele TE-toimiston kanssa yrittäjyydestä, selvitä starttirahan edellytykset, ja perusta toiminimi vasta kun starttiraha on saatavilla, mikäli et saa starttirahaa voit silti perustaa toiminimen. Näin rakennat kestävän pohjan, joka ei romahda, kun mittakaava kasvaa.